Reglamento de préstamo interbibliotecario

INTRODUCCION
El préstamo interbibliotecario es un proceso histórico que se generó paralelamente con el desarrollo de las bibliotecas y el afán particular de satisfacer la necesidad de información compartiendo los acervos entre bibliotecas, definidos bajo una normativa o acuerdos entre dos o más bibliotecas.
Actualmente, el objetivo y los principios del préstamo interbibliotecario siguen consolidándose y fortaleciendo con los servicios adicionales en el intercambio de información digitalizada o publicaciones electrónicas.
La finalidad del presente Reglamento es proveer una normativa general para el préstamo interbibliotecario y envío de documentos impresos, digitalizados o electrónicos entre las bibliotecas participantes de la Red de Información Documental y Digital del Estado de Michoacán (RIDDEM).

EL IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA EN EL PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
Los desarrollos tecnológicos de las tres décadas pasadas han tenido un enorme impacto en la biblioteconomía en general y entre las bibliotecas en particular. Las computadoras poderosas, las redes, las bases de datos automatizadas, el equipo de telefacsímil, el correo electrónico, los sistemas de escanear documentos y la Internet han reforzado el compartir recursos de manera previamente inimaginables. Además, las páginas de Web de la biblioteca funcionan como pasarelas a los recursos globales de información, facilitando la investigación y el descubrimiento para los estudiantes, el profesorado y los ciudadanos. Tal desarrollo ha unido de manera más estrecha a los bibliotecarios a través del mundo, eliminando las barreras de comunicación, resolviendo los problemas del acceso, y acelerando la transmisión de las peticiones y de los documentos de préstamo interbibliotecario.

DEFINICION
El préstamo interbibliotecario es la actividad mediante la cual el acervo documental de una biblioteca se hace accesible a otras que se interesen en este intercambio, con el propósito de coadyuvar las labores de investigación, difusión y educación superior en el país.

El Préstamo Interbibliotecario (PI) es el uso compartido de los acervos bibliográficos entre distintas unidades de información de los miembros de RIDDEM

OBJETIVOS
• Favorecer la cooperación entre las bibliotecas de la RIDDEM.
• Permitir a cada biblioteca satisfacer ampliamente las necesidades de los usuarios.
• Satisfacer las demandas de materiales que la biblioteca no dispone localmente en su propia colección.

BENEFICIOS
• Acceso a una gran variedad de recursos, que de otra manera serían inaccesibles a los usuarios.
• Al compartir recursos, se puede usar en forma más eficiente el presupuesto destinado a adquisiciones en cada biblioteca.
• Rápido acceso a la información a través de las nuevas tecnologías informáticas.

BIBLIOTECAS PARTICIPANTES
Este servicio se ofrecerá mutuamente a todas las bibliotecas y centros de documentación que estén incorporadas a la RIDDEM

NORMAS DE UTILIZACIÓN
La duración del préstamo es de quince días desde la recepción del ejemplar, pudiéndose pedir una prórroga siempre que se solicite antes de que haya expirado el plazo de préstamo. Mientras se produzcan retrasos injustificados en la devolución de una obra no se tramitarán nuevas peticiones.
La buena conservación de las obras prestadas será exclusiva responsabilidad de la biblioteca peticionaria.
Las normas que se deben cumplir son las siguientes:
La obra prestada no deberá salir de la biblioteca en ningún caso.
No será reproducida por ningún medio.
Se devolverá de manera personal cuando la distancia así lo permita.
Se devolverá por paquetería debidamente embalada (preferentemente en sobres acolchados salvo en los casos en los que el formato de la obra no lo aconseje).
El incumplimiento de estas normas será motivo para excluir a la biblioteca infractora del servicio de préstamo de originales, además, cuando sea necesario deberá responsabilizarse de los gastos de restauración o encuadernación de la obra deteriorada.
El extravío o deterioro de una obra prestada dará lugar a sanciones y obligará a la reposición inmediata de otro ejemplar de la obra perdida.
También será motivo de suspensión del servicio cualquier retraso de más de tres meses en el abono de las facturas que la Sección de Préstamo presente a las bibliotecas peticionarias, el servicio no se reanudará hasta que la biblioteca peticionaria no esté al corriente de pago.

RESPONSABILIDAD GENERAL
Cada biblioteca acepta la responsabilidad de suministrar ejemplares de sus propias publicaciones a las otras bibliotecas, mediante préstamo, fotocopia, medio electrónico u otro método apropiado.
Ninguna biblioteca tiene la obligación de suministrar una obra que le hayan solicitado, pero debería hacer todo lo posible para atender las peticiones.

MATERIALES
Libros.
Monografías (material no editado).
Artículos de publicaciones periódicas.
Microformas y material audiovisual.

Están excluidos o sujetos a restricciones de préstamo interbibliotecario los siguientes materiales:
Enciclopedias, diccionarios, directorios, anuarios, bibliografías, índices y otras obras de consulta.
Bibliografía básica/obligatoria de las cátedras.
Ejemplares únicos.
Ejemplares de ediciones agotadas.
Libros raros/incunables.
Tesis.
Material del acervo histórico.
Colecciones especiales.

ENVÍO DE PETICIONES
Las bibliotecas participantes deben aceptar peticiones presentadas de acuerdo al Formulario.. (Formulario No 1, Ver anexo)
La solicitud de peticiones la debe hacer el Director de la institución y/o el responsable de la Biblioteca. No se aceptan peticiones provenientes directamente de los usuarios. El préstamo se realiza institucionalmente, por lo tanto la Biblioteca solicitante es la responsable de la devolución oportuna del material.
Se debe tratar de asegurar la exactitud de los datos suministrados en el proceso de petición.
Las peticiones pueden ser enviadas por los siguientes medios:
1. correo electrónico.
2. fax.
3. correo postal.
4. formulario web.
Se debe expresar claramente en la petición, cuando sea esencial el préstamo de un original o de un tipo concreto de copia.
La biblioteca solicitante debe verificar y, completar en la medida de lo posible los datos bibliográficos de la obra solicitada. Las peticiones incompletas o inexactas ocasionan retrasos y pueden tener que devolverse para su comprobación.

FORMULARIO DE RESPUESTA
Cuando una biblioteca no puede satisfacer una petición, debe enviar una respuesta a la biblioteca solicitante informando la razón, para ello debe utilizarse el formato no. 2 (ver anexo), tomando en cuenta los siguientes términos:
A.- AUN NO DISPONIBLE
B.- NO DISPONIBLE TEMPORALMENTE
C.- DISPONIBLE PERO NO PARA PRÉSTAMO
D.-NO SE POSEE DICHO MATERIAL
F.- DATOS INEXACTOS,
COMPLETAR LA INFORMACIÓN

ENVIO DE DOCUMENTOS
La decisión de enviar una copia o prestar el original depende de la biblioteca suministradora.
La biblioteca suministradora debe enviar la obra o dar una respuesta tan rápidamente como sea posible y por el método más rápido del que disponga.
En todas las obras prestadas debe indicarse claramente el nombre de la biblioteca propietaria.
Cuando no se pueda suministrar una obra, se debe indicar la razón tan clara y completamente como sea posible.

RESPONSABILIDAD DE LA BIBLIOTECA SOLICITANTE
Cuando la biblioteca solicitante recibe los documentos originales, los debe usar de acuerdo con su propia normativa a no ser que la biblioteca suministradora establezca condiciones especiales.
La biblioteca solicitante tiene la responsabilidad de que el documento se empaquete de un modo seguro, se etiquete claramente y se asegure adecuadamente antes de su devolución.
Los documentos se deberían devolver en el plazo establecido por la biblioteca suministradora, incluso antes de la fecha acordada, mediante el servicio más rápido del que disponga el solicitante.
La biblioteca solicitante asume la responsabilidad del material prestado desde el momento en que una biblioteca suministradora envía una obra hasta que se devuelve. La biblioteca solicitante es responsable de cualquier pérdida, mutilación, maltrato o deterioro que suceda. También es responsable de la sustitución de la obra, o de pagar a la biblioteca suministradora el costo total estimado por cualquier pérdida o deterioro, incluido, cuando se solicite, cualquier costo administrativo que haya tenido lugar.
La biblioteca solicitante debería pedir la renovación del período de préstamo mucho antes de la fecha de vencimiento. No recibir una respuesta hasta dicho plazo, no da lugar a suponer la renovación. Esto depende de los controles de gestión de cada biblioteca.

COSTOS
A) Cuando el número de peticiones es bajo o cuando hay un número similar de pedidos entre dos bibliotecas, el costo es asumido por cada institución.
En caso de que una biblioteca tenga grandes cantidades de pedidos, puede exigir el pago de un determinado monto de dinero. Su política de pago debe ser clara y conocida por cada biblioteca miembro del consorcio/red.
B) Los gastos que ocasione la reproducción y/o envío quedan a cargo de la biblioteca solicitante.
La forma de pago puede ser por giro postal o de la forma en que de común acuerdo se establezca entre las dos unidades de información
La biblioteca suministradora debe notificar a la biblioteca solicitante los gastos que implica el envío o las fotocopias del material. Sólo se hará efectivo el trámite con la confirmación de aceptación de la biblioteca solicitante.

ESTADISTICAS
Cada Biblioteca debe llevar el registro de estadísticas de Préstamo Interbibliotecario.
Al finalizar cada año lectivo, se compilarán las estadísticas de todas las bibliotecas, para tener el total general de todo el consorcio/red.
Para ello, cada biblioteca deberá tener en cuenta los siguientes indicadores:
• Cantidad mensual de peticiones recibidas
• Cantidad mensual de peticiones respondidas
• Cantidad mensual de peticiones denegadas
• Cantidad anual de peticiones recibidas
• Cantidad anual de peticiones respondidas
• Cantidad anual de peticiones denegadas
• Cantidad de peticiones recibidas de cada miembro del consorcio/red.
• Cantidad de libros enviados
• Cantidad de revistas enviadas
• Cantidad de otros materiales enviados (libros impresos, libros en línea, E-books, Cd-rom, folletos, materiales cartográficos, música (partituras), fotografías, microfilms, videos, diapositivas, películas, discos, casetes, DVD, disquete, otros).
• Cantidad de pedidos de fotocopias
• Cantidad de materiales dañados, deteriorados y/o perdidos.

RELACIÓN CON OTROS PRODUCTOS DE LA RED
• Cada Biblioteca deberá publicitar el Servicio de Préstamo Interbibliotecario (PI) a sus usuarios a través de Cursos de Formación de Usuarios.
• Para ubicar e identificar el material disponible en cada biblioteca se utilizará la Base de Datos Unificada (Catálogo Colectivo) de Consorcio/Red de Bibliotecas RIDDEM

DERECHOS DE AUTOR

Cada Biblioteca debe conocer y trabajar sobre las leyes de derechos de autor de nuestro país:

Normalmente son excepciones dentro de la legislación nacional de los derechos de autor el préstamo y la copia parcial para ciertos fines como la investigación o el estudio privado.
La biblioteca que suministra el documento tiene la responsabilidad de informar a la biblioteca que lo solicita de cualquier restricción que pudiera existir.

La biblioteca suministradora debería respetar las suscripciones a recursos electrónicos mediante licencia de su institución, que pueden incluir algunas restricciones sobre el uso de tales recursos para el préstamo interbibliotecario.

La biblioteca suministradora no está obligada a participar en los servicios que permitan el envío de ejemplares sujetos al derecho de autor por los que se debe pagar.